Что такое workflow

Технология Workflow

Технология Workflow (буквально — поток работ) рассматривается большинством аналитиков как важнейшая составляющая современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективная технология управления бизнес-процессами.

Продукты класса Workflow — это программные системы, обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы компании.

Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования его формального описания в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз данных.

В свою очередь, средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса.

Необходимо отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса Workflow представляют собой далеко не одно и то же.

Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия всегда представляет собой проект, реализация которого не может быть возложена лишь на отдел информационных технологий. Более того, объем работ этого отдела в рамках соответствующего проекта редко превышает 25%.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия.

Объект — информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет, строительный процесс).

Событие — внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (например, получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога, нарушение хода работ на строительстве).

Операция — элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (например, подготовка письма, замена оборудования, оплата счета, корректировка календарного плана работ на объекте).

Исполнитель — должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру, менеджер, сотрудник архива, директор, прораб).

Приведенные понятия не исчерпывают множества терминов, определений и особенностей технологии Workflow, но служат основой программной реализации любой системы класса Workflow.

Каждая система класса Workflow обеспечивает решение трех задач:

• 1) разработка описания бизнес-процесса (например, календарный план работ на строительном объекте или план инвестиций);
• 2) управление выполнением бизнес-процесса (например, анализ, контроль, корректировки, управление ходом строительства или осуществления инвестиций);
• 3) интеграция используемых в бизнес-процессе функциональных приложений (например, системная интеграция хода работ на объекте, распределения и загрузки технологических ресурсов, поставок оборудования и материальных ресурсов, формирование аналитической, бухгалтерской, финансовой, производственной отчетности).

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (то есть выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (то есть выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс может быть представлен в виде процесса Workflow, если этот процесс:

• • выделен;
• • структурирован;
• • выполняется по правилам, которые можно сформулировать;
• • периодически повторяется.

В процессе проектирования информатизации компании структура бизнес-процесса должна быть раскрыта на диаграмме декомпозиции, которая сохраняет входы, выходы, управления и исполнителей, указанных на родительской диаграмме, а также содержит составляющие процесс операции, подпроцессы и связи между ними. Функциональная модель бизнес-процесса представляет собой набор иерархических диаграмм.

Уровень вложенности подпроцессов не ограничен, что позволяет описывать функциональную модель процесса любой сложности. Средства описания процесса Workflow реализуют соответствующую возможность, как правило, путем запуска дочерних процессов в указанных операциях родительского процесса и согласования получаемых результатов с последующими операциями.

Формирование функциональной модели бизнес-процессов — первый этап построения концептуальной модели информатизации компании в технологии Workflow. Следует отметить принципиальные положения:

• • внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций;
• • технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операций.

В качестве элементарной операции можно использовать как рутинное, формальное действие, например «зарегистрировать учетные данные клиента», так и крупную задачу, например «разработать календарный план работ на объекте». Следует лишь определить зависимости, связывающие эту операцию с другими в рамках рассматриваемого процесса.

При всей важности функционального моделирования тем не менее представленных в функциональной модели данных еще недостаточно для полного определения процесса. Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является наличие правил (регламента, технологии) выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.

Типовые цели внедрения системы класса Workflow:

• • Сбор, организация хранения и обеспечение доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом, если системы типа «электронный архив» уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно, и тогда, когда нужно».
• • Управление выполнением бизнес-процессов, получение достоверной информации о деятельности компании. Большинство исследователей рассматривают эту цель как важнейшую. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность конкретных исполнителей.
• • Интеграция отдельных автоматизированных комплексов, существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Система Workflow: функции, назначение и применение программы

Система Workflow включает в себя средства автоматизации и бизнес-процесса. Она объединяет в себе несколько технологий, она создает общее информационное пространство на предприятии.

Для чего нужна система Workflow и где ее применяют? Ответы на вопросы в этой статье.

Что представляет собой система Workflow?

Высокотехнологичное графическое представление потока задач для управления бизнес-процессами, являющееся важным инструментом корпоративных систем организации. Его продукты обеспечивают полную или неполную координацию работ в производстве, которые входят в структурные процессы фирмы.

Проект внедряется в работу организации, выполнение которого возлагается не только на информационный отдел технологий, но и на остальные отделы организации. Проектирование и ввод систем в различных отраслях промышленности для организаций осуществляет системный интегратор, о компании «Indusoft-Ukraine» подробнее на сайте.

В основу данной системы входят следующие понятия:

1. Объект. Он разделяется на информационный, материальный или финансовый.
2. Событие. Манипуляции, которые происходят с объектом.
3. Операция. Действие, которое происходит внутри бизнес-процесса.
4. Исполнитель. Назначенное лицо, отвечающее за выполнение всех операций.

Для чего нужна система Workflow?

Главной функцией системы является оптимизация организации потока работ в каждом из отдельных отделов. Эти процессы характеризуются следующими особенностями:

1. Большое количество процессов. Разработка приложений выполняется для автоматизации нескольких процессов компании. Нецелесообразно применять Workflow для одного или двух процессов.
2. Высокая изменчивость процессов. Система используется для автоматизации бизнес-процессов, зависимых от периодических модификаций.
3. Активность процессов. Система применяется для автоматизации процессов, например, в случае информирования сотрудников о выполнении каких-либо работ.
4. Ролевая организация процессов. Система выступает в качестве адекватного инструмента в случае, если пользователь выполняет несколько задач одновременно.
5. Возможность накопления консолидированной информации о качественном выполнении процессов.

Примерами таких работ могут быть: процессы издержки жизненного цикла продуктов, маршрутизация, утверждение и изменение документов, информационные рассылки и т.д.

Workflow глазами специалистов

Workflow – автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Система управления workflow – система, которая описывает поток работ (по сути, бизнес-процесс), создает его и управляет им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства. (Вдумчивый читатель может сравнить эти определения с теми, что приведены в разделе «АСУ» Энциклопедии кибернетики, изданной в 1976 г.)

Таким образом, система workflow автоматизирует ПРОЦЕСС, а не функцию. Появление ее и соответствующих программных средств Workflow – это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов в управление предприятиями и миграцией системы управления от функционально-ориентированной (придуманной Адамом Смитом еще в 1776 г. и успешно работающей на протяжении двух столетий) в направлении процессной ориентации.

Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса workflow. Какие же реальные преимущества и для кого их дает внедрение системы workflow на предприятии?

Преимущества для предприятия:

Workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с информацией. Повышая конфеденциальность и ужесточая контроль доступа, workflow одновременно привносит «промышленные» методы руководства и управления процессами.

Преимущества для клиента:

Улучшение качества обслуживания, повышение его оперативности, четкая информация о состоянии запроса, и упрощение доступа к представителям компании.

Преимущества для сотрудников:

Каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом. Можно наглядно представить контекст каждой функции. Для сотрудников workflow означает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта.

Преимущества для руководства:

Workflow позволяет принимать решения в нужный момент и представляет достаточную информацию, чтобы руководство могло эффективно вмешиваться в процесс. Workflow дает возможность менеджерам действовать оперативнее, быстрее и компетентнее, обеспечивая постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа, а система мониторинга позволяет держать ситуацию под контролем. С помощью workflow можно сделать более эффективной функцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу.

Преимущества для аналитика:

Автоматизация процедур на базе workflow предоставляет в распоряжение организационных аналитиков всю необходимую статистику для анализа рабочих нагрузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других аспектов деятельности компании. Использование инструментальных средств в рамках workflow позволяет моделировать процедуры и возможные сценарии их выполнения с беспрецедентной степенью детализации и точности, а доступ к данным о выполнении процессов требует минимальных затрат.

Сектор рынка workflow ежегодно увеличивается на 30%. Этот подъем объясняется прежде всего резким скачком в области Интернет-технологий и развитием новых форм ведения бизнеса: е-бизнеса, е-коммерции, виртуальных предприятий. Эти новые формы потребовали еще большей, чем прежде, ориентации на процессы и эффективную автоматизацию, причем речь идет не только о процессах внутри предприятия, но и о межорганизационных процессах типа «производитель-клиент» или «поставщик-производитель». Все наиболее известные и влиятельные эксперты и аналитики рынка ИТ, включая Garthner Group, Giga Information Group, AIIM, Delphi Consulting Group, отмечают, что workflow стала технологией mainstream, т.е ключевой технологией, оказывающей воздействие на развитие других технологий.

Ферапонтов М.М. Весть-Метатехнология

. Workflow – это та технология, которая направлена на автоматизацию бизнес-процессов. Опять у нас звучат эти цифры: 20% времени на выполнение операции, 80% на передачу. Workflow призвана автоматизировать передачу информации. Одна из задач Workflow – по прописанному процессу чётко передавать информацию.

Наталья Паршина ИКД “Носорог”

Одной из ярких особенностей нашего бизнеса является непредсказуемость развития рынка. Мы не в состоянии уловить зарождающиеся изменения и вовремя отреагировать на них. Часто правильный выбор делается руководителем на подсознательном, интуитивном уровне. Но ведь изменения можно контролировать, более того, ими можно управлять, и именно технология Workflow позволит вам сделать это без риска для судьбы компании.

Руководителя, который при малейшем признаке опасности реструктурирует свою компанию, назовут скорее сумасшедшим, чем дальновидным человеком. Но если изменения происходят на основе собранных характеристик, то тогда они оправданы и закономерны. Технология workflow позволяет организации стать более динамичной структурой, в которой изменения осуществляются путем последовательной адаптации успешного опыта.

Workflow позволяет управлять качеством, что, в свою очередь, порождает необходимость в постоянном обмене информацией и координации действий на уровне двухсторонних контактов. Это возможно за счет автоматизации процессов передачи информации. Пожалуй, главным недостатком наших организационных структур является отсутствие постоянной и объективной обратной связи внутри организации.

Однако хотелось бы отметить, что важно не только получить вовремя информацию, но и правильно воспользоваться ею.

Сначала о переводе слова Workflow. Здесь и далее мы даем его в оригинальном английском написании. Слово “Workflow” переводится на русский язык как поток работ или рабочий поток, хотя во многих источниках можно найти такие переводы как деловой процесс или бизнес – процесс. Реально понятие Workflow более глубокое, чем поток работ или бизнес – процесс, и оно возглавляет иерархию понятий так же как слово “Океан” возглавляет ряд море – река – ручей.

Что же такое поток работ? По сути – это упорядоченное во времени множество рабочих заданий, которые получают, а затем обрабатывают сотрудники с той последовательностью и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес – процесса.

Бизнес – процесс, в свою очередь, объединяет поток работ и функции, которые должны выполняться над заданиями этого потока, людей и оборудование, которое реализует эти функции, а также правила, управляющие выполнением этих функций.

Workflow – это информационная среда, которая позволяет перейти к процессно-ориентированной структуре управления предприятием с помощью создания инфраструктуры, обеспечивающей исполнение формализованного бизнес процесса. Процессно-ориентированная структура дает руководству надежный управленческий механизм для реального контроля над технологическими процессами в банке. АБС NEXT, являясь системой класса workflow, позволяет воспользоваться основными преимуществами процессно-ориентированной структуры:

сокращение издержек при передаче задания от одного структурного подразделения к другому;

заинтересованность каждого сотрудника в конечном, с точки зрения всего предприятия, результате;

быстрая реакция предприятия на изменения рыночной ситуации;

оценка деятельности структурной единицы в контексте бизнес-процесса.

Автоматизации подвергаются бизнес-процессы в целом, а не отдельные функции сотрудников. Сотрудники получают задания от системы в соответствии с описаниями процессов вместе с инструментами и данными, необходимыми для исполнения задания. Также среда берет на себя контроль над выполнением заданий сотрудников, оповещая руководство о несвоевременном исполнении. Если это предусмотрено описанием, система, в качестве крайней меры, может выполнить задание за сотрудника.

Как показала мировая практика, внедрение технологии workflow позволяет радикально изменить рабочую среду, сокращает в десятки раз продолжительность рабочих циклов, позволяет свести к минимуму время реакции на запросы клиентов и на изменения ситуации на рынке. Сегодня Workflow, по мнению международных экспертов Giga information Group, – это технология, на базе которой строятся и будут строиться модели организации бизнеса и корпоративные информационные системы 21 века. Технологии Internet/ Intranet дали новый толчок в развитии Workflow и созданию эффективных решений на ее основе.

Литература

Т.Кулопулос “Необходимость workflow”

В предисловии редакторы перевода уделяют большое внимание обсуждению самого понятия Workflow, приводят его определения и свойства и обосновывают, почему они решили использовать в книге оригинальный английский термин. (По терминологии международной организации Workflow Management Coalition, Workflow – это автоматизация, полная или частичная, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.)

Книга состоит из двух частей, включающих семь глав. В первой части рассматривается необходимость перехода от традиционной функционально ориентированной системы управления организацией к процессной модели бизнеса, показаны различные подходы к реинжинирингу, а также исследованы разные методы внедрения средств Workflow.

Вторая часть посвящена собственно технологиям Workflow. Сначала рассказывается о функциональных, технологических и архитектурных аспектах автоматизированных систем этого класса. Затем подробно обсуждаются вопросы оценки и выбора конкретной системы для решения задач автоматизации. И в завершение говорится о подходах к стандартизации задач Workflow и показаны наиболее популярные на сегодня технологические стандарты (SGML, ODA, OLE, CORBA, Shamrock, ODMA, DEN, OpenDoc). Очень полезным является приведенный в конце книги словарь по Workflow.

В главе 1 убедительно показано, что явление Workflow – это не случайность, а неизбежность, продиктованная развитием бизнеса, его четкой ориентацией на клиента, стремлением постоянно совершенствоваться. Внедрение Workflow – один из самых эффективных и безболезненных путей реорганизации и совершенствования деятельности.

В главе 2 наглядно представлены различные подходы к реинжинирингу (кризисный, целевой и основанный на жизненном цикле). Ценность каждого из них показана на примере различных проектов. Описанные проекты сами по себе очень интересны.

Главы 3 и 4 посвящены методам анализа применения технологии Workflow и ее внедрения:

моделированию (описанию с помощью специальных средств) системы, в рамках которой будет работать приложение Workflow;

пошаговому методу внедрения технологии Workflow в жизнедеятельность организации, позволяющему не только непосредственно внедрить программное обеспечение, но и создать климат в коллективе, снижающий уровень сопротивления персонала нововведениям;

временному анализу, который дает возможность получить количественные оценки изменений в связи с внедрением Workflow.

Глава 5 знакомит с функциональными, технологическими и архитектурными аспектами систем Workflow.

Читателям, безусловно, будет интересен раздел в главе 6, рассказывающий о том, как выбирать системы Workflow, в чем они функционально пересекаются с системами управления документами и чему отдавать предпочтение в той или иной ситуации. Автор подробнейшим образом рассматривает эти вопросы и буквально раскладывает по полочкам все возможные ситуации, предлагая рекомендации для каждой их них.

Глава 7 – о стандартах Workflow. Разработчики систем Workflow почти сразу поняли необходимость в стандартах и создали организацию Workflow Management Coalition, назначение которой – разрабатывать стандарты взаимодействия систем workflow не только между собой, но и с другими приложениями. Workflow особенно актуально сейчас, когда Workflow рассматривается как средство интеграции различных корпоративных приложений в рамках предприятия или даже нескольких предприятий, как своего рода решение класса middleware.

В заключение следует отметить, что русский перевод книги появился пять лет спустя после выхода оригинального английского издания. Однако, несмотря на такую задержку, книга предоставляет весьма своевременную информацию для российского рынка. Наши предприятия только сейчас подошли к пониманию необходимости модернизации бизнес-моделей и применения комплексных систем автоматизации. Именно в этот момент обсуждение проблемы Workflow на концептуальном уровне является крайне желательным.

Источники:

http://studref.com/367096/sotsiologiya/tehnologiya_workflow
http://evmaster.net/sistema-workflow-funkcii-naznachenie-i-primenenie-programmy
http://www.markus.spb.ru/funnprofit/workflow.shtml